Очень хорошо, когда сотрудники у тебя выделены на проект на 100%. Ты сам определяешь кто и что делает. И договариваешься сам с собой. Но такие проект уже стали единицами не то что в компании, в стране. Если сотрудника можно на 100% выделить в проект - то значит его до проектная работа бессмысленная.
Поэтому людей привлекают из разных департаментов на какие то части проекта. И одно дело, когда в компании высокая культура проектного управления и другое дело когда ваш проект самый первый в компании.
У меня был небольшой проект, связаны с наведением порядка в мастер-данных поставщиков и контрактов. ИТ часть в нём был минимальна, можно даже сказать что совсем её не было. Основная работа была на стороне коммерческого департамента, бухгалтерии и юристов.
И если однозначные данные по поставщикам и контрактам для бухгалтерии и юристов - это основа их стройной работы. То для коммерческого департамента - это бюрократия.
Я попросил бухгалтеров и юристов назвать самых адекватных категорийных менеджеров, у которых и отёчностью порядок и люди адекватные. Таких оказалось ровно один из 21 человека. У нас состоялся следующий диалог:
- СЕО просит навести порядок с кэш флоу, но мы не можем этого сделать, так как данных о контрактах и условиях платежей отсутствуют в системе. Поэтому мы сейчас хотим внести эти данные в систему и автоматизировать платёжный календарь. От Вас мне потребуется информация о Ваших поставщиках, все копии контрактов и план по перезаключению. Эту информацию необходимо будет один раз внести в систему, далее этим будет заниматься отдел документооборота.
- А СЕО мне ничего не говорил и мой начальник мне ничего не говорил... и вообще вы сейчас сделаете очень плохо! Это сейчас мой инструмент управления поставщиками - я плачу когда хочу! Задача фиников обеспечить денег на расчётном счету под мои распоряжения!
- Так да, но сейчас о количестве денег, которые надо заплатить в течении дня, мы узнаём вечером. В результате бывает так, что нам приходиться брать короткие и дорогие кредиты. Мы теряем до 3% маржи на этом!
- Меня это не касается! Я закупщик! Если СЕО так надо - почему он сам не придёт и не скажет мне?
Я попробовал ещё поговорить с парой менеджеров, но они уже были в курсе зачем я пришёл и просто отказывались общаться.
Идти к СЕО и просить объяснить менеджерам что ему надо - было так себе идеей. Тогда я решил, что надо начать с их руководителя коммерческого директора.
Сначала я написал ему письмо - тишина. Затем я пытался его поймать в кабинете - это было всё бесполезно. У него всегда была очередь из поставщиков. Несколько раз мне удавалось его поймать в коридоре или за обедом, но его ответ был в стиле - "Блин, Женя! Ну не сейчас, завал!"
И тогда я пошёл ва банк. Спросил на КПП когда обычно он уходит домой - после 21:00!!! Ну а что делать? Вечером после 19:00 я вышел на лестницу и стал ждать. Просто стоял и ждал. И вот в 20:50 дверь открылась и вышел на лестничную площадку коммерческий директор:
- Вова! Я тебя не выпущу! Мне нужно 5 минут твоего времени!
- Женя, ты тут давно?
- Один час и 50 минут.
- Ты меня стоишь ловишь?
- Да!
- Ну ОК. Пойдём.
Мы вернулись в кабинет. Я рассказал что я делаю, зачем, какой эффект будет и самое главное, что мне требуется от него:
Мне надо, что бы ты посадил менеджера Иванова на пару часов и что бы он внёс свои данные в Excel файл. На текущий момент это всё что мне нужно!
Коммерческий вызвал Иванова и приказал до утра внести данные в файл... до 09:00. И казал самое главное:
Если меня Женя ещё раз будет ловить, что бы попросить вас работать, я уволю вас и найму его!
Данные все внесли, проект сделали и все были счастливы. А коммерческий директор подарил мне бутылку красного вина - на тот момент вкуснее ещё не разу не пил.
После этого случая, почти в каждом проекте был кейс, когда я шёл к владельцу ресурсов и получал их в нужном объеме. На основе этого опыта, я выработал следующий алгоритм:
- Люди тратят время на проект в двух случаях:
- 1.1 Это ощутимо влияет на размер их премии;
- 1.2 Работа в проекте лично интересна человеку.
- Если у человеко нет ни первого, ни второго - идите к его руководителю и делайте всё из пункта 1
По моему опыту - личный интерес самый сильный мотиватор. С деньгами всё сложнее - если у человека будет выбор делать ваш проект или другую задачу, то он выбирает ту, где денег больше. А обычно это точно не проект.
Ну и если вы дошли до собственника компании и ему это тоже не интересно - инициируйте закрытие проекта!